A contabilidade para licitações tem características e exigências específicas, pois serve como base documental e técnica para que empresas possam participar de processos licitatórios públicos, conforme a legislação brasileira (Lei nº 14.133/2021 — Nova Lei de Licitações e Contratos).

Veja abaixo os principais aspectos contábeis que devem ser observados por empresas que desejam licitar com o poder público:

Regularidade Fiscal e Contábil

A empresa deve manter sua escrituração contábil atualizada, de acordo com as normas do CFC (Conselho Federal de Contabilidade) e o regime tributário adotado.

• Demonstra que a empresa está em situação regular com os órgãos fiscais e contábeis.

Demonstrações Contábeis Atualizadas

Empresas devem apresentar:

• Balanço Patrimonial
• Demonstração de Resultado do Exercício (DRE)
• Notas explicativas
• Relatório de auditoria (em alguns casos)
• Para sociedades limitadas, deve haver assinatura de contador habilitado (CRC ativo) e do representante legal da empresa.

Capacidade Econômico-Financeira

É comum que o edital exija indicadores como:

• Índice de Liquidez Geral (ILG)
• Índice de Solvência Geral (ISG)
• Índice de Liquidez Corrente (ILC)
• Esses índices são calculados com base nas demonstrações contábeis e servem para avaliar se a empresa tem condições de cumprir o contrato.

Capital Social Mínimo

Alguns editais exigem que o capital social seja compatível com o valor do contrato (normalmente até 10% do valor estimado da licitação).

• Esse dado deve estar refletido no balanço e no contrato social registrado.

Regularidade com Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias

A contabilidade também deve auxiliar na emissão de certidões negativas (CNDs), como:

• INSS
• FGTS
• Receita Federal
• Dívida Ativa da União

Contabilidade por Competência

Empresas que licitam devem adotar o regime contábil de competência, que reconhece receitas e despesas no momento em que ocorrem, e não quando são pagas ou recebidas.

• Isso dá mais transparência e precisão às demonstrações.

Organização e Arquivamento de Documentos

A contabilidade deve manter arquivos organizados para pronta entrega de:

• Comprovantes de tributos
• Escrituração contábil digital (SPED)
• Livro Diário e Razão
• Relatórios auxiliares e balancetes mensais